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“¿Para qué quiero un organigrama si no lo uso?

Esta fue una de las respuestas que nos hemos encontrado cuando hacemos la revisión del organigrama de una clínica en proceso de auditoría para mejorar resultados.
Desde organigramas puestos en la pared con un montón de puestos en una clínica que apenas eran 6; a estructuras que contemplaban apenas tres responsables dentro de la organización son realidades de las que partimos hacia un cambio tras trabajar juntos.

Estas son dos imágenes reales, extraídas de clínicas con las que hemos colaborado:


Además de no existir un manual actualizado que recogiera las responsabilidades de cada puesto, en ambos casos, destacaba que el director era a su vez el especialista odontólogo. Esto hacía que su día a día lo pasara haciendo malabares entre atender a sus pacientes y la gestión que conlleva una empresa como una clínica: personal, materiales, proveedores, inspecciones, presupuestos, etc.
Los auxiliares ayudaban al tiempo que atendían al teléfono o abrían al siguiente paciente.
Lo positivo de todo esto, es que tomaron conciencia de que algo estaban haciendo mal que ni obtenían los resultados que querían, ni eran realmente felices en la clínica que ellos mismos habían creado.

Desde Nac Salud, aportamos sistemas y mejoramos vidas.

EL ORGANIGRAMA

Un organigrama es necesario. Se debe presentar a cada nuevo trabajador de la empresa, aclarando que es susceptible de variación. Además, debe estar colocado a la vista de todos. Ni los departamentos ni las personas que los conforman trabajan solos.

En este documento se hacen visibles las dependencias y conexiones establecidas.
Es importante que se presente acompañado por el manual de desempeño de funciones de cada puesto, de esta manera lograremos que se extraigan sus beneficios dentro del proceso de valor que supone para la empresa.

7 beneficios de un organigrama:

  1. Agiliza la comunicación y por lo tanto los procesos se acortan.
  2. Mejora la efectividad.
  3. Marca los flujos y canales que recorre el trabajo.
  4. Delimita las actividades.
  5. Permite establecer orden, estructura y organización.
  6. Delimita áreas de la empresa, ayuda a asignar presupuestos y ahorrar costes innecesarios.
  7. Permite un crecimiento de la empresa ordenado.

DEFINIR FUNCIONES

Si cuando se entra a trabajar en un lugar, explican el organigrama, quiénes son cada uno, y cuáles son las tareas y funciones, lo primero que logramos es que el nuevo incorporado vea que está en una empresa con orden y profesional. Saber cuáles son tus funciones, a quién dirigirte en caso de y cómo afecta tu trabajo al de la persona que tienes al lado, conforma una visión más global para los equipos.
Como empresa, nos ayuda a comprender el contexto del puesto de trabajo, a analizarlo y ver mejoras o cambios en pro de los objetivos que hemos marcado. Al concretar las responsabilidades también tomamos conciencia de las habilidades necesarias y del talento. Localizado esto, supone una optimización a la hora de la contratación, del desempeño del propio puesto.

7 beneficios de definir funciones:

1.Permite detectar los distintos requisitos de capacitación, habilidades y talento necesarios para el puesto.
2. Optimiza el proceso de selección.
3. Clarifica expectativas de la empresa y responsabilidades del trabajador, lo cual minimiza los espacios vacíos y mejora la efectividad.
4. El equipo conoce la estructura y cómo está organizado el trabajo, así como las
responsabilidades.
5. Mejora la rentabilidad pues ayuda en el análisis económico de la empresa, en el diseño por ejemplo de los incentivos, compensaciones, etc.
6. Sirve como soporte para el estudio y mejora de procesos internos de la empresa. Sobre todo en casos de necesidad de cambios, ampliación de negocio, etc.
7. El equipo siempre tiene un lugar donde recurrir en caso de duda sobre una responsabilidad.

Es evidente que necesitamos trabajar sobre estos dos documentos en nuestra clínica: el organigrama y el manual de organización y funciones (MOF).

¿Los tienes listos y actualizados?
Si eres el director/doctor, comienza preguntándote ¿dónde quieres estar? ¿Qué quieres hacer realmente? ¿Médico? ¿Gestor? Desde Nac Salud te damos soporte para que por fin definas qué quieres ser.

Ayudamos a crear el organigrama, redactar la definición de puestos actuales y
contemplando tus objetivos de crecimiento o expansión.

Recuerda, si no planificamos, funcionamos de forma reactiva, conforme nos encontramos las situaciones. Olvidando los objetivos reales que en un momento nos marcamos.
Conoce nuestra figura NAC E.M. (External Manager).